| ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ керівника апарату Вараської районної державної адміністрації 02 березня 2021 року № 1 |
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ з питань організаційної роботи, документообігу та контролю
апарату районної державної адміністрації
1. Загальні засади
1.1. Відділ з питаньорганізаційної роботи, документообігу та контролюапаратурайонної державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом районної державної адміністрації. Відділ утворюється головою районної державної адміністрації підпорядковується з питань контролю – голові райдержадміністрації, керівнику апарату районної державної адміністрації.
1.2. Основним завданням відділу є здійснення організаційного забезпечення діяльності районної державної адміністрації, забезпечення єдиної системи діловодства в апараті райдержадміністрації, здійснення контролю за виконанням актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, надання методичної та практичної допомоги з цих питань структурним підрозділам районної державної адміністрації, органам місцевого самоврядування району, територіальним органам міністерств та інших центральних органів виконавчої влади.
1.3. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, розпорядженнями голів обласної державної адміністрації, районної державної адміністрації, наказами керівника апарату, регламентом райдержадміністрації, Інструкцією з діловодства в апараті та структурних підрозділах без статусу юридичних осіб публічного права Вараської райдержадміністрації, Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в апараті районної державної адміністрації, а також цим Положенням.
1.4. Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, взаємодіє з іншими відділами, управліннями, органами державної виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також з підприємствами, установами і організаціями, об’єднаннями громадян.
Продовження додатка
2. Основні функції та завдання
2.1. Відділ з питаньорганізаційної роботи, документообігу та контролюапаратурайдержадміністрації:
2.1.1. Здійснює організаційне забезпечення та проводить перевірку виконання на території району Конституції України, законів України, указів і розпоряджень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів голови облдержадміністрації, райдержадміністрації, керівниками підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності, одержує від них інформацію з цих питань.
2.1.2. Забезпечує взаємодію структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування у здійсненні повноважень, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії районної державної адміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій.
2.1.3. Опрацьовує та надає голові районної державної адміністрації аналітичні довідки та інші необхідні матеріали.
2.1.4. Здійснює аналітичне та організаційне забезпечення діяльності голови райдержадміністрації, першого заступника, заступників голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації при виконанні ними обов’язків, покладених згідно з розподілом функціональних повноважень.
2.1.5. У встановленому порядку організаційно забезпечує підготовку та проведення засідань колегії райдержадміністрації, нарад та інших заходів, які проводяться головою, першим заступником, заступниками голови райдержадміністрації, керівником апарату райдержадміністрації.
2.1.6. Здійснює протоколювання засідань колегії.
2.1.7. Здійснює підготовку проектів перспективних, поточних та оперативних планів роботи районної державної адміністрації за пропозиціями структурних підрозділів районної державної адміністрації, систематично інформує з цих питань голову районної державної адміністрації, його першого заступника, заступників та керівника апарату районної державної адміністрації, забезпечує контроль за їх виконанням.
2.1.8. Організовує підготовку звітності районної державної адміністрації, передбаченої статтями 30 і 33 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», на основі звітів структурних підрозділів районної державної адміністрації.
2.1.9. Спільно з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації готує проекти інформацій, матеріали до щорічних звітів голови райдержадміністрації перед головою облдержадміністрації про виконання повноважень, соціально-економічне та суспільно-політичне становище в районі та матеріали до щорічних звітів голови райдержадміністрації перед районною радою з питань виконання делегованих райдержадміністрації повноважень.
Продовження додатка
2.1.10. Організовує і проводить протокольні заходи голови адміністрації, його першого заступника, заступників та керівника апарату райдержадміністрації, що відносяться до компетенції відділу.
2.1.11. Працівники відділу за дорученням керівництва районної державної адміністрації беруть участь у нарадах при голові районної державної адміністрації, в роботі колегій, засідань, нарадах, семінарах та інших заходах, що відбуваються у структурних підрозділах районної державної адміністрації.
2.1.12. Готує перелік основних організаційно-масових заходів на поточний місяць, які здійснюються головою, першим заступником, заступниками голови райдержадміністрації, керівником апарату райдержадміністрації.
2.1.13. Бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку і бюджету району.
2.1.14. Бере участь у підготовці публічного звіту голови районної державної адміністрації про діяльність райдержадміністрації та звітів голови районної державної адміністрації для їх розгляду на сесії районної ради.
2.1.15. Узагальнює і готує пропозиції про делегування окремих повноважень головою районної державної адміністрації органам місцевого самоврядування.
2.1.16. Готує проекти розпоряджень голови райдержадміністрації, аналітичні, інформаційні та інші матеріали за дорученням керівництва райдержадміністрації з питань, віднесених до компетенції відділу.
2.1.17. За дорученням голови райдержадміністрації проводить аналіз роботи органів місцевого самоврядування у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу з удосконалення організації їх роботи, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії райдержадміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій.
2.1.18. За дорученням голови райдержадміністрації, керівника апарату районної державної адміністрації опрацьовує і в установлені строки подає в організаційний відділ облдержадміністрації інформацію про стан справ в районі.
2.1.19. Забезпечує в межах функціональних повноважень здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.
2.1.20. Здійснює ведення діловодства в апараті райдержадміністрації.
2.1.21. Приймає, реєструє і подає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію апарату районної державної адміністрації, забезпечує автоматизовану реєстрацію документів у системі електронного документообігу «Megapolis.Документообіг».
Продовження додатка
2.2.22. Веде облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в апараті районної державної адміністрації.
2.2.23. Здійснює коригування, реєстрацію розпоряджень голови районної державної адміністрації, доручень голови, першого заступника, заступників голови районної державної адміністрації, наказів керівника апарату райдержадміністрації, інших службових документів, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчих органів рад територіальних громад, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян, у необхідних випадках видає копії, витяги й довідки з прийнятих розпоряджень, інших документів.
2.2.24. Здійснює подання електронної версії розпоряджень голови райдержадміністрації на веб-сайт райдержадміністрації.
2.2.25. Складає зведену номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів.
2.2.26. Організовує роботу відомчого архіву апарату районної державної адміністрації відповідно до Закону України «Про державний архів України»; бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в державний архів.
2.2.27. За дорученням голови районної державної адміністрації, першого заступника, заступників голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації перевіряє у структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах міністерств та інших центральних органах виконавчої влади стан організації діловодства та контролю, надає їм необхідну методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами.
2.2.28. Забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів ведення діловодства в апараті районної державної адміністрації.
2.2.29. Здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад (далі – документи) та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
Продовження додатка
2.2.30. Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті районної державної адміністрації, за строками виконання службових документів, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства та контролю.
2.2.31. Відділ взаємодіє з працівниками структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування.
2.2.32. Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких
передбачена відповідними документами та роботи з реагування на
запити і звернення народних депутатів України та депутатів
місцевих рад, контроль за якими покладено на підрозділ.
2.2.33. Перевіряє виконання документів структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
2.2.34. Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів апарату райдержадміністрації, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про стан
виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення
народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
2.2.35. Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам апарату райдержадміністрації, територіальним органам міністерств та інших центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування щомісячні письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів.
2.2.36. Готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови, його першого заступника, заступників та керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
2.2.37. Розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.
2.2.38. Проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує голову райдержадміністрації, його першого заступника, заступників відповідно до розподілу функціональних обов’язків, керівника апарату райдержадміністрації про неможливість їх додержання.
2.2.39. Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії райдержадміністрації питань про стан виконання документів у структурних підрозділах апарату райдержадміністрації, територіальних органах міністерств
Продовження додатка
та інших центральних органів виконавчої влади та органах місцевого самоврядування.
2.2.40. Опрацьовує звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад на предмет постановки документів на контроль, визначення термінів інформування про їх виконання.
2.1.41. Забезпечує оперативний телефонний зв’язок голови райдержадміністрації та його першого заступника з абонентами.
2.1.42. Забезпечує порядок прийому громадян головою райдержадміністрації та його першого заступника.
2.1.43. Здійснює реєстрацію та відправку вихідних документів районної державної адміністрації.
2.1.44. Здійснює приймання телефонограм.
2.2.45. Забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.
2.2.46. Забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.
2.2.47. Забезпечує захист персональних даних.
2.1.48. Забезпечує розгляд і опрацювання в установленому законодавством порядку запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є.
2.1.49. Розглядає звернення громадян, підприємств, установ, що належать до компетенції відділу.
2.1.50. Бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів).
2.1.51. Здійснює інші, передбачені законодавством, повноваження.
3. Права відділу
3.1. Відділ має право:
3.1.1. За дорученням керівництва райдержадміністрації в межах повноважень і вимог чинного законодавства вивчати і перевіряти роботу структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, установ, організацій, органів місцевого самоврядування.
3.1.2. Одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій та установ інформацію, документи та інші матеріали, що необхідно для здійснення повноважень відділу.
3.1.3. Бути присутнім на засіданнях, нарадах структурних підрозділів районної державної адміністрації, вносити пропозиції щодо поліпшення їх підготовки та проведення.
3.1.4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, організацій та установ, об’єднань громадян (за погодженням з їхніми керівниками) для вивчення і розгляду питань, що належать до компетенції відділу.
Продовження додатка
3.1.5. Залучати спеціалістів структурних підрозділів районної державної адміністрації, за погодженням з їх керівниками, до проведення перевірок ведення діловодства та контролю, ходу і якості виконання документів безпосередньо на місцях.
3.1.6. Перевіряти стан роботи ведення діловодства та контролю у структурних підрозділах апарату райдержадміністрації, органах місцевого самоврядування.
3.1.7. За згодою керівника апарату райдержадміністрації повертати структурним підрозділам районної державної адміністрації, проєкти розпоряджень голови райдержадміністрації та інші документи, подані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та Регламенту районної державної адміністрації.
3.1.8. Проводити в структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах міністерств та інших центральних органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування перевірки виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
3.1.9. Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
3.1.10. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.
3.1.11. Використовувати системи зв’язку і комунікацій, що існують в районній державній адміністрації.
3.1.12. Вносити на розгляд керівництва районної державної адміністрації проєкти розпоряджень, заходів, доповідні записки та інформації з питань, що належать до компетенції відділу.
3.1.13. У процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіяти з структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також з підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян.
3.1.14. Виконувати й інші передбачені законодавством, повноваження.
4. Структура відділу
4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.
4.2. Працівників відділу призначає на посаду та звільняє з посади керівник апарату районної державної адміністрації в установленому законодавством порядку.
4.3. Вимоги до начальника: вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра. Досвід роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В» або досвід служби в органах
Продовження додатка
місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше одного року.
4.4. Працівники відділу здійснюють свої функції на підставі посадових інструкцій, затверджених керівником апарату районної державної адміністрації.
5. Начальник відділу з питань організаційної роботи, документообігу та контролю апарату райдержадміністрації
5.1. Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу, організовує планування його роботи та забезпечує виконання покладених на нього завдань і функцій.
5.2. Готує плани роботи відділу та забезпечує їх виконання. Розробляє номенклатуру справ.
5.3. Здійснює контроль за дотриманням у відділі регламенту районної державної адміністрації, виконанням функціональних обов’язків і правил внутрішнього трудового розпорядку працівниками відділу.
5.4. Визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, аналізує результати роботи і вживає заходи щодо підвищення ефективності діяльності відділу, сприяє підвищенню фахової кваліфікації і професійного рівня.
5.5. Подає на затвердження керівнику апарату районної державної адміністрації положення про відділ.
5.6. Вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації.
5.7. Може входити до складу колегії районної державної адміністрації.
5.8. Вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу та розробляє по них проєкти розпоряджень.
5.9. Може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування.
5.10. Організовує підготовку і надання необхідних інформаційно-довідкових матеріалів відповідним підрозділам обласної державної адміністрації.
5.11. Забезпечує надання практичної і методичної допомоги в роботі керівникам і працівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування, здійснення контролю за виконанням актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
5.12. Забезпечує підготовку та подання голові, першому заступнику, заступникам голови, керівнику апарату райдержадміністрації інформацій про факти порушення виконавської дисципліни структурними підрозділами райдержадміністрації, виконавчими комітетами рад територіальних громад.
5.13. Виконує інші передбачені законодавством, повноваження.
Продовження додатка
6. Заключні положення
6.1. Відділ утримується за рахунок коштів Державного бюджету України.
6.2. Робота відділу проводиться згідно з планами роботи відділу та районної державної адміністрації.
6.3. Працівники відділу для належної роботи і підвищення кваліфікації забезпечуються приміщенням, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, телефонним та електронним зв’язком, комп’ютерами та оргтехнікою.
6.4. Положення про відділ, посадові інструкції керівника та працівників відділу затверджуються в установленому законодавством порядку наказом керівника апарату районної державної адміністрації і мають забезпечувати якісне виконання покладених на відділ завдань.
Керівник апарату
райдержадміністрації Людмила ЯКШИНА